Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Anmeldung für Mitwirkende unter intern.gospelprojekt.info — eine eigene Anwendung des GospelproJekt e. V. Für die Website www.gospelprojekt.info gilt die dort veröffentlichte Erklärung; sie liegt bei einem anderen Anbieter und verarbeitet andere Daten.

Stand: 9. August 2026

1. Wer für die Daten verantwortlich ist

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

GospelproJekt e. V.
Tischerstraße 15
08525 Plauen

Telefon: +49 151 23585555
E-Mail: kontakt@gospelprojekt.info

Vereinsregister VR 3100, Amtsgericht Chemnitz

Die vertretungsberechtigten Personen stehen im Impressum. Für Fragen zum Datenschutz und für alle Anliegen aus Abschnitt 9 wende Dich an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Zu ergänzen: ob ein Datenschutzbeauftragter benannt ist. Das hängt an einer Zählung nach § 38 Abs. 1 BDSG — Pflicht ab 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung befasst sind — und ist noch nicht erfolgt.

2. Wenn Du Dich zum Mitmachen anmeldest

Die Anmeldung unter intern.gospelprojekt.info ist unsere eigene Anwendung. Sie läuft auf einem gemieteten Server der Hetzner Online GmbH in Nürnberg; dort liegt auch die Datenbank. Die Mails versenden wir über ein Postfach bei hosting.de. Mehr dazu in Abschnitt 6.

Sie lädt nichts von Dritten. Keine Schriften von fremden Servern, keine Auslieferungsnetze, keine Analysewerkzeuge, kein CAPTCHA. Schriften und Bilder liegen auf demselben Server wie die Seite; der Browser wird durch eine Sicherheitsregel (Content-Security-Policy) daran gehindert, überhaupt etwas von anderen Adressen zu laden. Gegen automatisierte Anmeldungen benutzen wir ein verstecktes Formularfeld statt eines CAPTCHAs — ein CAPTCHA wäre ein Aufruf bei einem Fremdanbieter.

Deine Anmeldung

Im Anmeldeformular erheben wir:

Vor- und Nachname — damit wir wissen, wer mitwirkt, und Dich auf den Listen finden. Pflicht.
E-Mail-Adresse — der Weg, auf dem Du Deine Anmeldung bestätigst, Dich später anmeldest und die Termine bekommst. Pflicht.
Anmeldeadresse eines Kindes, wenn Du ein Kind über Deine eigene Adresse anmeldest — keine zusätzliche Angabe: wir setzen sie aus Deiner Adresse und dem Vornamen des Kindes zusammen, die Du beide ohnehin einträgst. Die Mails gehen weiter an Deine Adresse. Wie das genau funktioniert, steht unter Kinder und Jugendliche.
Telefonnummer — freiwillig. Damit die Leitung Dich bei einer kurzfristigen Änderung erreichen kann.
WhatsApp-Verteilerliste — ein eigenes Häkchen, freiwillig und getrennt von der Nummer. Setzt Du es, nehmen wir Deine Nummer in die Verteilerliste der Leitung auf; dabei wird sie an WhatsApp Ireland Ltd. übermittelt. Ohne Nummer geht es nicht, und ohne das Häkchen wird Deine Nummer nicht weitergegeben.
Mitwirkungsbereiche mit Stimmlage, Instrument oder Rolle — damit die Proben nach Bereichen geplant werden können. Pflicht: mindestens eine Auswahl, je Bereich genau eine. Steht in der Liste kein passender Eintrag, gibt es dort ein freies Textfeld; wir bitten Dich, darin ausschließlich das Instrument oder die Rolle zu nennen und keine weiteren Angaben zu Dir zu machen.
Volljährigkeit (ja oder nein) — Pflicht. Wir brauchen sie, um an Probentagen und an Proben-, Gemeinschafts- und Mitarbeiterwochenenden die Betreuung zu planen, um zu wissen, für wen wir eine Erklärung der Erziehungsberechtigten benötigen, und um Gruppen nach Alter zu bilden.
Geburtsjahr — nur bei Minderjährigen, dort Pflicht. Nur das Jahr, nicht das Datum: für die drei Zwecke oben genügt es. Wer volljährig ist, gibt kein Alter an, und wir speichern auch keines.
Essverhalten (vegetarisch oder vegan) — freiwillig. Ausschließlich dafür, das Essen an Probentagen in der richtigen Menge zu bestellen. Es ist eine Auswahl aus diesen beiden Angaben, kein freies Feld; Angaben zu Allergien oder Unverträglichkeiten erheben wir hier bewusst nicht — die klären wir bei Bedarf direkt mit Dir vor dem Termin.
Mitarbeit im Gospelprojekt — Pflicht, eine Auswahl aus drei Angaben: arbeitest Du schon mit, möchtest Du gern, oder im Moment nicht. Wir brauchen sie, um zu wissen, wen wir zum Mitarbeiterwochenende einladen und wen wir ansprechen können. „Nein“ ist dabei eine vollwertige Antwort und hat keine Folgen.
Anmerkung — ein freies Feld, freiwillig. Gedacht für Angaben zur Mitwirkung, etwa „2. Violine“ oder „ab Mai dabei“.
Zu- und Absagen zu den Terminen — freiwillig und je Termin einzeln. Termine sind Probentage, Konzerte, Probenwochenenden, Gemeinschaftswochenenden und Mitarbeiterwochenenden; bei einem mehrtägigen Termin fragen wir jeden Tag einzeln. Ein Mitarbeiterwochenende zeigen wir dabei nur, wenn Du bei der Frage nach der Mitarbeit nicht „nein“ gewählt hast. Du kannst jeden Termin offen lassen und ihn später beantworten; mehr dazu unter Deine Rückmeldungen zu Terminen.
Zeitpunkt Deiner Einwilligung und Zeitpunkt der Bestätigung Deiner E-Mail-Adresse — damit wir nachweisen können, dass und wann Du zugestimmt hast.

Bitte trage in das freie Feld keine Angaben zu Gesundheit, Herkunft, Weltanschauung oder ähnlich Sensiblem ein. Wir brauchen sie nicht, und die Anmerkung ist für die Leitung und in Ausdrucken sichtbar.

Die Angaben verwenden wir, um die Mitwirkung in der laufenden Saison zu organisieren: Teilnehmerlisten, Einteilung nach Bereichen, Einladungen zu Probenterminen, Rückmeldungen. Wir verwenden sie außerdem, um Dich zur folgenden Saison wieder anzusprechen — daher die Speicherdauer unten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Deine Einwilligung, die Du mit dem Häkchen im Formular und dem Klick auf den Bestätigungslink erteilst.
Speicherdauer: Bis zum Ende der auf Deine Anmeldung folgenden Saison. Danach löschen wir die Saison mit allen Anmeldungen. Auf Wunsch löschen wir früher — jederzeit, siehe Abschnitt 9.
Pflichtangabe?: Name, E-Mail-Adresse, mindestens ein Mitwirkungsbereich, die Angabe zur Volljährigkeit und die Angabe zur Mitarbeit sind erforderlich; ohne sie können wir die Anmeldung nicht entgegennehmen. Das Geburtsjahr ist Pflicht, wenn die Angabe zur Volljährigkeit „nein“ lautet — sonst fragen wir es nicht. Eine Telefonnummer ist Pflicht, wenn Du in die WhatsApp-Verteilerliste möchtest. Anmerkung, Essverhalten, Telefonnummer und die Rückmeldungen zu den Terminen sind freiwillig, ihr Fehlen hat keine Folgen.

Zur Volljährigkeit und zum Geburtsjahr: das sind Selbstauskünfte. Wir fragen sie ab, aber wir können sie nicht überprüfen und tun das auch nicht.

Die Bestätigung Deiner Anmeldung — und was gilt, wenn Du Dich nicht angemeldet hast

Das Absenden des Formulars legt noch keinen Teilnehmerdatensatz an. Deine Angaben werden zunächst vorgemerkt, und an die eingetragene Adresse geht eine Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn dieser Link geöffnet und bestätigt wird, entsteht der Datensatz.

Der Grund ist wichtig: in das Formular kann jede Person eine beliebige Adresse eintragen — auch Deine, ohne dass Du davon weißt. Erhältst Du eine solche Mail, ohne Dich angemeldet zu haben, gilt:

Die Mail nennt Dir, welcher Name eingetragen wurde, damit Du es beurteilen kannst.
Auf der verlinkten Seite kannst Du die Anmeldung verwerfen. Dann werden die vorgemerkten Angaben gelöscht, und wir schreiben Dir dazu nicht wieder.
Tust Du nichts, passiert nichts: die Vormerkung wird nach Ablauf des Links gelöscht, und es entsteht kein Datensatz.

Weil die Angaben in diesem Fall nicht von Dir stammen, informieren wir Dich hierüber nach Art. 14 DSGVO. Die Herkunft der Daten ist die Person, die das Anmeldeformular ausgefüllt hat; welche das war, wissen wir nicht — wir speichern es nicht. Die Kategorien der vorgemerkten Daten sind dieselben wie oben: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, freiwillig eine Telefonnummer samt Häkchen für die WhatsApp-Verteilerliste, die Angabe zur Volljährigkeit und bei Minderjährigen das Geburtsjahr, das freiwillige Essverhalten, gewählte Mitwirkungsbereiche, die Angabe zur Mitarbeit im Gospelprojekt, die freiwillige Anmerkung, die im Formular gegebenen Zu- und Absagen zu den Terminen und der Zeitpunkt des Einwilligungshäkchens. Diese Information steht auch in der Bestätigungsmail selbst.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Vormerkung und die Bestätigungsmail
Berechtigtes Interesse: Sicherstellen, dass niemand mit einer fremden E-Mail-Adresse angemeldet wird. Der Zwischenschritt schützt genau die Person, deren Adresse eingetragen wurde.
Speicherdauer: 48 Stunden. Danach verfällt der Link, und die Vormerkung wird gelöscht — im laufenden Betrieb, spätestens beim nächsten Aufräumlauf. Wird bestätigt oder verworfen, verschwindet die Vormerkung sofort.
Pflichtangabe?: Entfällt — die Angaben hat in diesem Fall eine andere Person gemacht.

Deine Anmeldung an der Anwendung (Anmeldecode)

Um Deine Termine zu sehen und zuzusagen, meldest Du Dich mit Deiner E-Mail-Adresse an. Ein Passwort brauchst Du nicht: wir schicken Dir einen sechsstelligen Code an diese Adresse. Den Code selbst speichern wir nicht — nur einen Prüfwert, aus dem er sich nicht zurückrechnen lässt. Dazu gehören die Adresse, die Ablaufzeit und die Zahl der Versuche.

Ist die Anmeldung über eine zusammengesetzte Anmeldeadresse angelegt (siehe Kinder und Jugendliche), gibst Du die Anmeldeadresse ein — der Code geht an das dahinterliegende Postfach. Tippst Du versehentlich die Adresse des Elternteils ein, schicken wir an dieses Postfach einen Hinweis mit den Anmeldeadressen, die dazu gehören. Diese Auskunft bekommt nur das Postfach selbst, nie die Seite im Browser: ob eine Adresse angemeldet ist, sagt die Anwendung grundsätzlich niemandem, der es nicht ohnehin weiß.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Berechtigtes Interesse: Dafür sorgen, dass nur Du Deine Daten siehst und änderst — und dass niemand durch Ausprobieren an sie kommt.
Speicherdauer: Der Code gilt 10 Minuten. Etwa eine Stunde nach Ablauf oder Verbrauch wird der Eintrag gelöscht; das Aufräumen läuft mit dem nächsten ausgestellten Code, es kann also etwas länger dauern.
Pflichtangabe?: Ohne Adresse und Code ist eine Anmeldung nicht möglich.

Wenn Du Deine E-Mail-Adresse änderst

Deine Anmeldeadresse kannst Du unter „Meine Daten“ selbst ändern. Weil sie zugleich Dein Zugang ist, gilt sie erst nach einer Bestätigung: wir schicken einen Link an die neue Adresse, und bis Du ihn öffnest, bleibt alles beim Alten. Ein Tippfehler sperrt Dich also nicht aus. Bis dahin speichern wir die neue und die alte Adresse zusammen mit einem Prüfwert des Links; die alte brauchen wir, um beim Klick zu erkennen, ob sich inzwischen etwas geändert hat. Nach der Änderung geht ein Hinweis an die alte Adresse — damit eine Übernahme Deines Zugangs nicht unbemerkt bleibt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Berechtigtes Interesse: Sicherstellen, dass eine geänderte Adresse wirklich Dir gehört, und Dich benachrichtigen, falls jemand anders sie ändert.
Speicherdauer: 48 Stunden. Danach verfällt der Link, und die Vormerkung wird automatisch gelöscht. Wird sie bestätigt, verschwindet sie sofort.
Pflichtangabe?: Entfällt — die Änderung ist freiwillig.

Zusätzliche Fragen dieser Saison

Die Leitung kann je Saison eigene Schritte ins Anmeldeformular stellen — etwa zur Anreise, zu Shirtgrößen oder zu einem Wochenende. Was gefragt wird, wozu und wen es betrifft, steht hier und wird aus derselben Quelle gelesen wie das Formular selbst. Diese Liste kann sich deshalb ändern, ohne dass sich der übrige Text ändert.

Zurzeit gibt es keine solchen Fragen — das Anmeldeformular erhebt genau das, was oben aufgezählt ist.

Bitte trage auch in diese Felder keine Angaben zu Gesundheit, Herkunft oder Weltanschauung ein. Wenn eine Frage danach klingt, als bräuchte sie so etwas, schreib uns lieber direkt — wir klären das dann persönlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Deine Einwilligung, dieselbe wie für die Anmeldung.
Speicherdauer: Wie die übrigen Anmeldedaten: bis zum Ende der folgenden Saison. Die Antworten hängen an Deinem Teilnehmerdatensatz und verschwinden mit ihm.
Pflichtangabe?: Je Feld verschieden — im Formular steht am Feld, ob es Pflicht ist. Ein Schritt, der Dich nicht betrifft, wird Dir gar nicht erst gezeigt.

Deine Rückmeldungen zu Terminen

Für jeden Termin sagst Du zu oder ab. Termine sind Probentage, Konzerte, Probenwochenenden, Gemeinschaftswochenenden und Mitarbeiterwochenenden; ein mehrtägiger Termin wird Tag für Tag abgefragt, weil Du an einem Wochenende auch nur an einem Tag dabei sein kannst. Gespeichert werden der Termin beziehungsweise der Tag, Deine Antwort und der Zeitpunkt. Bei einer Absage kannst Du freiwillig eine kurze Anmerkung hinterlassen — etwa „komme später“ oder „bin verhindert“.

Du kannst die Termine schon im Anmeldeformular beantworten. Diese Antworten werden dann zusammen mit der Anmeldung vorgemerkt und erst mit Deiner Bestätigung gespeichert — wie alle anderen Angaben aus dem Formular. Als Zeitpunkt halten wir fest, wann Du das Formular abgeschickt hast. Was Du dort offen lässt oder später anders siehst, kannst Du nach dem Login jederzeit ändern.

Auch hier: bitte keine Angaben zu Deiner Gesundheit. „Bin verhindert“ genügt vollständig — einen Grund brauchen wir nicht. Die Anmerkung ist für die Leitung sichtbar und erscheint in Ausdrucken der Rückmeldeliste.

Ein Mitarbeiterwochenende zeigen wir nur, wenn Du bei der Frage nach der Mitarbeit nicht „nein“ gewählt hast — sonst stellen wir Dir die Frage gar nicht, und es steht auch in keiner Liste ein „offen“ für Dich. Die Antworten dazu dienen der Planung von Essen und Übernachtung für dieses Wochenende. Deine Angabe zur Mitarbeit kannst Du unter „Meine Daten“ jederzeit selbst ändern; sagst Du dort „nein“, verschwindet das Wochenende aus Deiner Terminliste — außer, es steht schon eine Rückmeldung von Dir oder für Dich darin. Die bleibt sichtbar und änderbar, denn sonst stünde in unseren Listen eine Aussage, an die Du nicht mehr herankommst.

Die Leitung kann eine Rückmeldung auch für Dich eintragen. Das ist für den Alltag gedacht — jemand sagt in der Probe „Freitag kann ich nicht“, und die Leitung trägt es ein, damit die Planung stimmt. Du siehst zu jeder Rückmeldung den Zeitpunkt, aber nicht, wer sie eingetragen hat: eine von der Leitung gesetzte Antwort ist in Deiner Ansicht von einer eigenen nicht zu unterscheiden. Wenn bei Dir etwas steht, das nicht von Dir stammt, kannst Du es jederzeit selbst überschreiben — und Du kannst uns schreiben, dann sehen wir nach.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — dieselbe Einwilligung wie bei der Anmeldung
Speicherdauer: Wie Deine Anmeldung: bis zum Ende der folgenden Saison. Die Rückmeldungen werden mit Deinem Datensatz zusammen gelöscht.
Pflichtangabe?: Die Zu- oder Absage brauchen wir, um den Termin zu planen. Die Anmerkung ist freiwillig. Gibst Du keine Rückmeldung, bleibt der Termin bei Dir als „offen“ stehen — wir deuten Schweigen nicht als Zusage.

Anwesenheit bei Wochenenden

Bei einem Probenwochenende, Gemeinschaftswochenende oder Mitarbeiterwochenende hält die Leitung fest, wer tatsächlich angekommen ist. Das ist etwas anderes als Deine Zu- oder Absage: die sagt, was Du vorhattest — oft Wochen vorher —, und dies sagt, wer wirklich da war. Wir brauchen es für die Aufsichtspflicht: wer über ein Wochenende Minderjährige beherbergt, muss wissen, wer im Haus ist.

Gespeichert wird der Tag Deiner Ankunft — keine Uhrzeit — und wann die Leitung den Eintrag gemacht hat. Bei Minderjährigen steht daneben, ob uns die Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten für dieses Wochenende vorliegt; gespeichert wird nur „liegt vor“ und der Zeitpunkt des Häkchens, nicht das Dokument selbst und nichts aus seinem Inhalt. Bei Volljährigen fragen wir das gar nicht erst.

Es gibt keinen Check-out. Wir halten nur die Ankunft fest, nicht die Abreise — wer früher fährt, steht in unserer Liste weiter als anwesend.

Diese Angaben trägt ausschließlich die Leitung ein, und Du siehst sie in Deinem eigenen Bereich nicht. Anders als bei den Rückmeldungen kannst Du sie deshalb auch nicht selbst überschreiben — es ist eine Beobachtung von uns und keine Aussage von Dir. Du hast trotzdem ein Recht darauf zu erfahren, was zu Dir gespeichert ist (Art. 15 DSGVO), und darauf, dass Falsches berichtigt wird (Art. 16 DSGVO): schreib uns, dann sagen wir Dir, was dasteht, und korrigieren es.

Zwei Dinge, die leicht durcheinandergehen: die Einverständniserklärung selbst ist ein unterschriebenes Blatt, das Ihr uns gebt — ohne sie können wir für ein Kind über ein Wochenende die Aufsicht nicht übernehmen, sie ist also Voraussetzung der Teilnahme. Was hier beschrieben wird, ist nur der Vermerk in dieser Anwendung, dass sie vorliegt. Die Teilnahme hängt am Blatt, nicht am Häkchen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — die Einwilligung, die Du bei der Anmeldung erteilt hast; sie deckt die Organisation der Mitwirkung in dieser Saison, und dazu gehören die mehrtägigen Termine.
Speicherdauer: Wie Deine Anmeldung: bis zum Ende der folgenden Saison. Der Eintrag wird mit Deinem Datensatz und mit dem Termin zusammen gelöscht. Widerrufst Du Deine Einwilligung, geht er mit allem anderen.
Pflichtangabe?: Du gibst hier selbst nichts an — die Leitung trägt ein, wer angekommen ist und ob die Erklärung vorliegt. Es gibt also kein Feld, das Du ausfüllen müsstest oder freilassen könntest.

Mails, die wir Dir schicken

Aus der Anwendung heraus bekommst Du drei Arten von Mails:

die Bestätigungsmail nach dem Absenden des Formulars,
den Anmeldecode, wenn Du Dich anmeldest,
Rundmails der Leitung mit organisatorischen Informationen zum Ensemble — Probenpläne, Termine, Absprachen.

Rundmails gehen an alle Angemeldeten einer Saison oder an einen Teil davon — etwa nur an eine Stimmlage, nur an die, von denen zu einer Probe noch keine Rückmeldung kam, oder nur an die, die vegetarisch oder vegan angegeben haben. Jede Mail wird einzeln verschickt: es gibt kein gemeinsames „An“ und kein CC, die Adressen der anderen sind für Dich also nicht sichtbar und Deine nicht für sie. Wir speichern, wer welche Rundmail wann erhalten hat, damit ein unterbrochener Versand fortgesetzt werden kann, ohne jemanden doppelt oder gar nicht zu erreichen.

Rundmails dienen ausschließlich der Organisation des Ensembles. Werbung verschicken wir darüber nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Ansprache als Mitwirkende; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Bestätigungsmail und Anmeldecode
Berechtigtes Interesse: Die Anmeldung sicher zustellen und den Zugang zur Anwendung ermöglichen.
Speicherdauer: Rundmail-Texte und Empfängerlisten bleiben bis zur Löschung der Saison erhalten. Wirst Du gelöscht, fällst Du aus einer noch laufenden Empfängerliste heraus.
Pflichtangabe?: Entfällt.

3. Technik: Sitzung, Missbrauchsschutz, Protokolle

Sitzungs-Cookie

Die Anwendung setzt ein einziges Cookie mit dem Namen __Host-gpsid, und zwar erst, wenn Du Dich anmeldest. Es enthält keine Angaben über Dich, sondern nur eine zufällige Kennung, über die der Server Deine Sitzung wiedererkennt. Es ist an unsere Adresse gebunden, für JavaScript nicht lesbar, wird nur über eine verschlüsselte Verbindung übertragen und endet, wenn Du den Browser schließt.

Auf den Seiten, die keine Anmeldung brauchen — dieser hier, dem Impressum, der Startseite und dem Anmeldeformular — wird kein Cookie gesetzt. Eine Einwilligung brauchen wir dafür nicht: gespeichert wird erst etwas, wenn Du Dich anmeldest, und dann ist es für genau diesen von Dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich.

Gebraucht wird das Cookie für zwei Dinge: damit Du angemeldet bleibst, während Du klickst, und damit ein Formular nicht von einer fremden Seite aus abgeschickt werden kann.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für das Speichern; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Verarbeitung
Berechtigtes Interesse: Eine benutzbare, gegen Fremdzugriff geschützte Anmeldung.
Speicherdauer: Bis zum Schließen des Browsers. Serverseitig endet die Sitzung außerdem von selbst: als Mitwirkender nach 2 Stunden ohne Aktivität, als Zugang der Leitung nach 30 Minuten, in beiden Fällen spätestens nach 12 Stunden.
Pflichtangabe?: Ohne dieses Cookie ist der angemeldete Bereich technisch nicht bedienbar.

Keine Zugriffsprotokolle

Der Server, der diese Seiten ausliefert, führt für dieses Angebot kein Zugriffsprotokoll. Deine IP-Adresse und die von Dir aufgerufenen Seiten werden dort also nicht gespeichert. Das ist eine bewusste Einstellung und kein Zufall: die Links aus unseren Mails tragen einen geheimen Wert im Adressfeld, und der stünde sonst im Klartext in einer Protokolldatei.

Schutz vor Missbrauch

Damit niemand das Formular oder den Anmeldecode automatisiert missbraucht, zählen wir, wie oft von einem Anschluss oder für eine Adresse etwas abgeschickt wurde. Dabei speichern wir weder die IP-Adresse noch die E-Mail-Adresse im Klartext, sondern nur einen Prüfwert, der mit einem geheimen Zusatz berechnet wird. Für IPv6-Anschlüsse rechnen wir mit dem Netz statt der einzelnen Adresse; bei IPv4 geht die vollständige Adresse in den Prüfwert ein.

Diese Werte sind pseudonymisiert, nicht anonym: wer den geheimen Zusatz kennt, kann für eine bekannte Adresse nachrechnen, ob sie enthalten ist. Deshalb sagen wir es hier so deutlich, und deshalb ist die Frist kurz.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Berechtigtes Interesse: Verhindern, dass unser Formular als Maschine zum Versenden unerwünschter Mails an fremde Adressen benutzt wird, dass Anmeldecodes durch Ausprobieren erraten werden und dass die Anwendung durch massenhafte Aufrufe lahmgelegt wird.
Speicherdauer: 24 Stunden. Aufgeräumt wird im laufenden Betrieb, nicht durch eine Uhr — deshalb kann ein einzelner Eintrag etwas länger stehen bleiben.
Pflichtangabe?: Entsteht bei der Nutzung automatisch.

Fehlerprotokoll

Tritt in der Anwendung ein Fehler auf, schreiben wir ihn in ein Protokoll, um ihn beheben zu können. E-Mail-Adressen werden darin automatisch unkenntlich gemacht. Namen und frei eingegebene Texte werden nicht unkenntlich gemacht und können daher in einem Protokolleintrag auftauchen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Berechtigtes Interesse: Fehler in der Anwendung finden und beheben zu können.
Speicherdauer: 90 Tage. Ältere Einträge werden im laufenden Betrieb entfernt.
Pflichtangabe?: Entfällt — Einträge entstehen nur bei einem technischen Fehler.

Zugänge der Leitung

Personen, die die Anmeldung verwalten, haben einen eigenen Zugang. Dazu speichern wir Name, E-Mail-Adresse, die zugeordneten Rollen, einen Prüfwert des Passworts und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Eine Rolle bündelt Rechte unter einem Namen — welche das sind, legt der Vorstand fest und kann es jederzeit ändern; nicht jeder Zugang sieht deshalb alle Daten. Wird jemand per Mail eingeladen, stehen Name, Adresse und die vorgesehenen Rollen schon vor der Annahme der Einladung in der Anwendung.

Ein Zugang wird entfernt, sobald er nicht mehr gebraucht wird. Möchtest Du wissen, ob für Dich ein Zugang besteht, oder soll er gelöscht werden, schreib an die oben genannte Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Wahrnehmung der Aufgabe und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Berechtigtes Interesse: Nachvollziehen können, wer Zugriff auf die Daten der Mitwirkenden hat.
Speicherdauer: Solange der Zugang besteht. Eine Einladung, die nicht angenommen wurde, verfällt nach 7 Tagen; Name und Adresse werden danach automatisch aus der Liste entfernt, spätestens einige Stunden später. Wer die Einladung vorher zurückzieht, löscht sie sofort.
Pflichtangabe?: Ohne diese Angaben ist kein Zugang möglich.

Listen zum Herunterladen

Die Leitung kann Teilnehmer- und Rückmeldelisten als Tabellendatei herunterladen, um damit zu arbeiten. Eine heruntergeladene Datei liegt anschließend auf dem Gerät der jeweiligen Person und nicht mehr in der Anwendung. Löschen wir Deine Daten, erreicht das eine solche Datei nicht automatisch — wir sorgen organisatorisch dafür, dass sie ebenfalls entfernt wird.

4. Übersicht aller Verarbeitungen

Diese Übersicht wiederholt nur, was oben steht — sie ist zum Nachschlagen da.

Anmeldung: Organisation der Mitwirkung, Ansprache zur Folgesaison · Einwilligung, Art. 6 I a · bis Ende der Folgesaison
Volljährigkeit und Geburtsjahr: Aufsicht an Probentagen, Erklärungen der Erziehungsberechtigten, Altersgruppen · Einwilligung, Art. 6 I a · mit der Anmeldung
Essverhalten: Essensbestellung für Probentage · freiwillige Einwilligung, Art. 6 I a · mit der Anmeldung
Telefonnummer und WhatsApp-Verteilerliste: Erreichbarkeit bei kurzfristigen Änderungen; Ansagen über die Verteilerliste · freiwillige Einwilligung, Art. 6 I a · mit der Anmeldung
Mitarbeit im Gospelprojekt: Einladung zum Mitarbeiterwochenende, Ansprache Mitarbeit · Einwilligung, Art. 6 I a · mit der Anmeldung
Vormerkung bis zur Bestätigung: Schutz fremder Adressen · Art. 6 I f · 48 Stunden
Anmeldecode: Zugang zur eigenen Ansicht · Art. 6 I f · 10 Minuten, Löschung nach etwa 1 Stunde
Änderung der E-Mail-Adresse: Bestätigung der neuen Adresse, Hinweis an die alte · Art. 6 I f · 48 Stunden
Rückmeldungen zu Terminen: Planung der Termine, einschließlich Essen und Übernachtung an mehrtägigen · Einwilligung, Art. 6 I a · mit der Anmeldung
Anwesenheit bei Wochenenden: Aufsichtspflicht an mehrtägigen Terminen, Nachweis der Einverständniserklärung bei Minderjährigen · Einwilligung, Art. 6 I a · mit der Anmeldung
Mails: Bestätigung, Zugang, Organisation · Art. 6 I a und f · mit der Saison
Sitzungs-Cookie: Bedienbarkeit und Formularschutz · § 25 II Nr. 2 TDDDG, Art. 6 I f · Browsersitzung
Missbrauchsschutz: Abwehr von Massenmails und Rateversuchen · Art. 6 I f · 24 Stunden
Fehlerprotokoll: Fehlerbehebung · Art. 6 I f · 90 Tage
Zugänge der Leitung: Verwaltung der Anmeldung · Art. 6 I b und f · solange der Zugang besteht

5. Kinder und Jugendliche

Beim Gospelprojekt wirken Menschen jeden Alters mit — von 0 bis 99. Für die Anmeldung heißt das:

Bist Du unter 16 Jahre alt, melde Dich bitte nicht selbst an. Ein Elternteil oder eine andere erziehungsberechtigte Person meldet Dich an, gibt die Einwilligung und trägt dabei die eigene E-Mail-Adresse ein. Über diese Adresse laufen dann auch die Termine und Rückmeldungen.
Mehrere Kinder über eine Adresse: jede Anmeldung braucht eine eigene Adresse, weil sie den Zugang zu genau diesen Daten öffnet. Damit dafür nicht mehrere Postfächer nötig sind, setzen wir aus der Adresse des Elternteils und dem Vornamen des Kindes eine eigene Anmeldeadresse zusammen: aus papa@familie.de und Jonas wird papa++jonas@familie.de. Diese Adresse speichern wir als Anmeldeadresse des Kindes. Verschickt wird jede Mail dazu an papa@familie.de — die Anmeldeadresse ist ein Kennzeichen, kein zweites Postfach. Umlaute werden dabei ausgeschrieben („Björn“ wird zu bjoern); im Formular steht, welche Adresse entsteht, bevor Du abschickst. Der Vorname des Kindes steht damit in dieser Adresse — sichtbar für uns, für Dich und in unseren Listen, nicht aber für andere Empfänger.

Zwei Altersangaben, zwei verschiedene Fragen

Im Formular kommen zwei Altersgrenzen vor, und sie beantworten nicht dasselbe:

16 Jahre — bis dahin melden Dich die Erziehungsberechtigten an und erteilen die Einwilligung, mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse. Das ist die Grenze, ab der das Datenschutzrecht eine eigene Einwilligung zulässt (Art. 8 DSGVO).
18 Jahre — danach fragt das Formular, ob die mitwirkende Person volljährig ist. Wer es nicht ist, gibt zusätzlich das Geburtsjahr an. Damit planen wir Betreuung und Aufsicht an Probentagen, wissen, für wen wir eine Erklärung der Erziehungsberechtigten brauchen, und können Gruppen nach Alter bilden.

Für ein Probenwochenende, Gemeinschaftswochenende oder Mitarbeiterwochenende brauchen wir von Minderjährigen eine Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten — je Wochenende eine, weil darin die konkreten Tage stehen. Wir halten dazu nur fest, ob sie vorliegt, und ob die Person angekommen ist; was dabei gespeichert wird und wie Du an diese Angaben kommst, steht unter Anwesenheit bei Wochenenden.

Beide Angaben sind Selbstauskünfte: wir fragen sie ab, können sie aber nicht überprüfen und tun das auch nicht. Wenn Du bemerkst, dass ein Kind ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten angemeldet wurde, schreib uns; wir löschen die Anmeldung dann.

An die jungen Mitwirkenden direkt: Deine Eltern haben für Dich gesagt, dass wir Deinen Namen, Deine Stimmlage, Dein Geburtsjahr und die Termine speichern dürfen, zu denen Du kommst — und wenn ihr es angegeben habt, ob Du vegetarisch oder vegan isst. Du darfst jederzeit fragen, was wir über Dich gespeichert haben, und Du darfst verlangen, dass wir es löschen. Sag es Deinen Eltern, oder schreib uns selbst.

6. Wer die Daten außer uns bekommt

Innerhalb des Vereins sehen die Daten der Mitwirkenden nur die Personen, die die Anmeldung verwalten. Darüber hinaus sind folgende Dienstleister beteiligt:

Betrieb der Anwendung — Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Dort steht der Server samt Datenbank; Standort des Rechenzentrums ist Nürnberg. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO: noch abzuschließen.
Mailversand — hosting.de GmbH. Dort liegt das Postfach, über das unsere Mails versandt werden. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO: noch abzuschließen.
WhatsApp Ireland Ltd. — nur, wenn Du das Häkchen für die Verteilerliste gesetzt hast. Dann übermitteln wir Deine Telefonnummer dorthin, damit die Leitung Dich über die Liste erreichen kann. Ohne dieses Häkchen übermitteln wir nichts an WhatsApp.

Weiter geben wir Daten nur heraus, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten, und wir geben sie nicht für Werbung Dritter weiter.

7. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Diese Anwendung überträgt keine Daten in Länder außerhalb der EU. Sie lädt nichts von fremden Servern, und Server, Datenbank und Mailversand liegen in Deutschland.

Eine Ausnahme gibt es, und sie hängt an Deiner eigenen Entscheidung: hast Du das Häkchen für die WhatsApp-Verteilerliste gesetzt, wird Deine Telefonnummer an WhatsApp Ireland Ltd. übermittelt. Der Vertragspartner sitzt in der EU; eine Verarbeitung in Ländern außerhalb der EU durch den Mutterkonzern lässt sich dabei nicht ausschließen. Du kannst das Häkchen jederzeit zurücknehmen — siehe Abschnitt 9.

8. Keine automatischen Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen über Dich, die allein von einer Maschine gefällt werden, und wir erstellen keine Profile. Wer mitwirkt, in welchem Bereich und bei welcher Probe, entscheiden Menschen.

9. Deine Rechte

Du hast uns gegenüber die folgenden Rechte. Eine Begründung brauchst Du dafür nicht.

Auskunft (Art. 15 DSGVO) — was wir über Dich gespeichert haben, wozu, wie lange und wer es bekommt.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — falsche Angaben korrigieren, unvollständige ergänzen. Das meiste davon kannst Du selbst: nach dem Login findest Du unter „Meine Daten“ Deine Angaben und kannst sie ändern. Auch Deine E-Mail-Adresse kannst Du dort umstellen — wir schicken dann einen Bestätigungslink an die neue Adresse, damit ein Tippfehler Dich nicht aussperrt.
Löschung (Art. 17 DSGVO) — Deine Daten löschen lassen. Bei der Anmeldung heißt das: Stammdaten, Bereichszuordnungen, alle Rückmeldungen zu Proben und offene Anmeldecodes werden entfernt.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — die Daten, die Du uns auf Grund Deiner Einwilligung gegeben hast, in einem üblichen Format erhalten.

Widerruf Deiner Einwilligung

Deine Anmeldung und Deine Rückmeldungen verarbeiten wir auf Grund Deiner Einwilligung. Du kannst sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), ohne Angabe von Gründen. Was bis zum Widerruf geschehen ist, bleibt rechtmäßig.

Was der Widerruf praktisch bedeutet, sagen wir offen: die Anwendung kennt keinen Zustand „mitwirkend, aber ohne Datenverarbeitung“. Ein Widerruf führt deshalb dazu, dass wir Deine Anmeldung löschen — damit endet auch die Mitwirkung in dieser Saison. Möchtest Du nur einzelne Angaben ändern, ist die Berichtigung der bessere Weg, und die geht ohne uns.

Für den Widerruf schreib uns bitte an die oben genannte Adresse; einen Knopf dafür in der Anwendung gibt es nicht. Das Häkchen für die WhatsApp-Verteilerliste kannst Du dagegen selbst zurücknehmen — unter „Meine Daten“. Aus der Liste in WhatsApp selbst entfernt die Leitung Deine Nummer von Hand; das kann die Anwendung nicht.

Widerspruchsrecht

Wo wir Daten auf Grund eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst Du dieser Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO). Das betrifft in dieser Erklärung: die Vormerkung bis zur Bestätigung, den Anmeldecode, die Änderung der E-Mail-Adresse, das Sitzungs-Cookie, den Missbrauchsschutz und das Fehlerprotokoll.

Für Deine Anmeldung und Deine Rückmeldungen gilt kein Widerspruchsrecht — dort ist die Einwilligung die Grundlage, und der passende Weg ist der Widerruf oben. Wir nennen das ausdrücklich, weil ein pauschaler Verweis auf „Art. 15 bis 21“ ein Recht verspräche, das an dieser Stelle nicht besteht.

Wie Du Deine Rechte ausübst

Schreib an kontakt@gospelprojekt.info oder ruf an. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); dauert es in Ausnahmefällen länger, sagen wir Dir das mit einer Begründung.

Eine Besonderheit beim Missbrauchsschutz: die dort gespeicherten Prüfwerte sind ohne die zugehörige E-Mail- oder IP-Adresse nicht durchsuchbar. Für eine Auskunft darüber brauchen wir also die Adresse, um die es geht. Während der 24 Stunden, in denen ein solcher Eintrag den Missbrauchsschutz trägt, können wir ihn nicht löschen — danach verschwindet er von selbst.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Du kannst Dich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Du hast die Wahl zwischen der Behörde Deines Wohnorts, Deines Arbeitsplatzes oder des Ortes des vermuteten Verstoßes. Für uns als Verein mit Sitz in Plauen ist zuständig:

Die Sächsische Datenschutzbeauftragte
Devrientstraße 5
01067 Dresden

10. Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich an dieser Anwendung etwas, das für den Datenschutz erheblich ist, passen wir diese Erklärung an. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung; das Datum oben sagt Dir, wann sie zuletzt geprüft wurde.

Fragen dazu gern an kontakt@gospelprojekt.info.